根据《财政部关于推进和完善服务项目政府采购有关问题的通知》（财库〔2014〕37号），采购需求具有相对固定性、延续性且价格变化幅度小的服务项目，在年度预算能保障的前提下，采购人可以签订不超过三年履行期限的政府采购合同。
所以，货物和工程项目是明确不可以“一次采购三年使用”的。服务项目也只能在“采购需求具有相对固定性、延续性且价格变化幅度小”且“年度预算能保障的前提下”可以“一次采购三年使用”。
《政府购买服务管理办法》（财政部令第102号）也规定，政府购买服务合同履行期限一般不超过1年；在预算保障的前提下，对于购买内容相对固定、连续性强、经费来源稳定、价格变化幅度小的政府购买服务项目，可以签订履行期限不超过3年的政府购买服务合同。
当然，也可以明确的是，并不是只有政府购买服务才可以“一次采购三年使用”。
各地没有统一的做法。有的地方按三年预算报备采购计划，也有的地方按一年预算报备采购计划，如内蒙古。报备采购计划的预算金额不同，会影响到采购方式的选择及评审专家抽取的数量。按三年报备采购计划的，采购方式的选择及评审专家抽取的数量，要按照三年的预算金额来；按一年报备采购计划的，则按一年的预算金额来确定采购方式及评审专家数量。
相对来说，按一年预算报备采购计划更为合理。如果按三年的预算报备采购计划，就相当于把明年和后年的预算都算进来，但因财政预算是年度预算，提前将后两年的预算加总报备采购计划，从预算层面来说，是不合理的。虽说签订期限不超过三年的政府采购合同的前提是有预算保障，但从实操层面来讲，预算则是一年一报批，只有在预算获得批复之后，采购项目才能进行下去。否则就是无预算就采购了。如此一来，最大的风险就是合同违约了。详细
一般来说，可以签订一份周期为3年的合同，也可以采取一年一签的方式。需要注意的是“一次采购三年使用”的采购周期必须限制在三年内，第四年起应当重新开展政府采购活动。“一次采购三年使用”可以作为一种权力事先在采购文件中明确。该事项对供应商投标报价通常会产生影响。不事先在采购文件中明确，到了合同签订环节再约定合同签约期限的事项，对其他供应商来说是不公平的，而且也会导致采购合同与采购文件的规定不一致的问题。有的项目是在采购文件中明确“自签订合同之日起有效期三年”。但更多的采购文件则这样规定：自合同签订之日起一年。本项目采取一次招标三年沿用、实行一年一考核一签合同的办法。
相对来说，后者更好一些（一年一签）。这既可以提高效率，又可以与预算的年度编报特点相适应，还可以给采购人获得高质量服务提供保障。对于“一次采三年用”的服务项目，不应该让供应商手里拿着三年的合同“高枕无忧”。采购人在与供应商签订一年政府采购合同后，可以将是否继续签订第二年、第三年的服务合同与合同的绩效目标挂钩，视供应商是否严格按照合同约定诚信履约而决定，激励供应商依法履约并提供高服务质量。这在一定程度上会对供应商诚信履约起到促进作用。
对于此类服务项目，还应当在采购文件中对预算无法保障可能产生的风险进行事先约定。如预算没有获得批复，采购人可与中标或成交供应商按约定终止采购合同。在实际操作中，不少采购代理机构事先就在采购文件进行了这样的约定：一年合同期满但采购人未获得预算批复或需求取消，则经采购人提前书面通知供应商后，合同到期终止，不再顺延。
值得注意的是，“一次采三年用”的服务项目续签合同时，价格能不能变动，也应在采购文件中事先明确。据了解，目前，有不少采购人或采购代理机构就在采购文件中事先作出了类似约定：每年合同期满后，采购人根据相关政策以及中标人服务质量与中标人续签下一年合同，但中标单价不予调整。详细
一般的采购项目，基本都是一年一招（或一次一招），其采购金额自然就是当年（次）的预算金额，很容易认定。但对于采用一次招标三年沿用、分三个年度分别签订合同的方式实施的采购项目，其项目采购额又该如何认定呢？
相对来说，对于一招三年的项目，业界多倾向于一次性按三年的总中标金额收取。因为招标毕竟是一次招标，后续2年只是续签合同而已，不宜把招标代理费分摊到后续2年。详细
某省博物馆采购保安和保洁服务，预算1200万元。合同约定服务期限为三年，一年一签。合同履行一年后，因疫情原因博物馆的预算压减，2021年保安和保洁服务项目预算直接降到了800万元。由此带来的直接影响是采购人这个三年服务期限的合同难以继续履行。也就是说，如果按照原合同执行，采购人难以支付后续款项；如果降低合同金额而服务内容不变，中标供应商无法接受；如果降低合同金额的同时减少服务内容，又变成了另外一个新的合同。采购人陷入了左右为难的尴尬境地。
就本案例而言，虽然采购人招的是三年的服务项目，但采购合同一年一签，实行的是分期交付、分期考核、分期付款的办法。签订履行期限不超过3年的政府购买服务合同是以预算有保障为前提条件的。受疫情影响，预算压减，三年的合同就失去了赖以存在的前提。《民法典》第一百八十条规定，因不可抗力不能履行民事义务的，不承担民事责任。疫情属于不可抗力，预算下调是基于不可抗力所做的重大政策调整。在一年服务期满后，采购项目应该按2021年的预算安排，重新采购。详细
